Co je virtuální sídlo a je vůbec legální? Proč si podnikatelé vybírají zejména město Praha pro umístění své firmy? Pokud nepotřebujete firemní prostory, ale jen adresu, případně dodatečné administrativní služby, virtuální sídlo může být pro vás ideálním řešení. Existuje řada společností, které tuto službu nabízí. Porovnejte nejen cenu, dobu závazku, ale také komplexní služby jako je přeposílání pošty nebo recepce. Víte, že virtuální sídlo si můžete založit online?
Co je virtuální sídlo
Nápad založit virtuální sídlo vznikl v 90. letech v USA. Princip virtuálního sídla spočívá v tom, že vlastník nemovitosti umožní podnikateli (ať už jde o OSVČ nebo obchodní společnost), aby si na adresu nemovitosti nechal zapsat jako své sídlo do příslušného rejstříku (živnostenského či obchodního).
Oficiálně tak bude firma sídlit na prestižním místě. Ve skutečnosti však bude působit třeba na menším městě. Je takový postup v souladu s právem?
Sídlo podnikatele je v občanském zákoníku definováno v § 429 jako adresa zapsaná ve veřejném rejstříku. Zákon dokonce počítá s tím, že podnikatel uvede jiné, než své skutečné sídlo. Zatímco třetí osoby se mohou dovolat jeho skutečného sídla, podnikatel sám nemůže u případných sporů namítat, že ve skutečnosti sídlí jinde.
Pro úplnost dodáváme, že u fyzických osob, které nejsou zapsány do veřejného rejstříku, je sídlem místo, kde má hlavní obchodní závod, případně bydliště.
Virtuální sídlo nevylučuje ani živnostenský zákon.
Jak funguje virtuální sídlo
Založit si virtuální sídlo je snadné. V České republice tuto službu nabízí mnoho společností. Stačí s některou z nich uzavřít smlouvu o poskytnutí obchodního sídla. Na jejím základě pak dostanete souhlas s umístěním sídla, který předložíte při zápisu sídla do obchodního rejstříku.
Podstatou smlouvy je, že zaplatíte poplatek, za který vám poskytovatel virtuálního sídla umožní mít sídlo na konkrétní adrese. Zároveň by vám měl umožnit splnění povinnosti stanovené v § 31 živnostenského zákona. Podnikatel totiž musí viditelně označit objekt, v němž má sídlo, obchodní firmou (název, identifikační číslo osoby, případně jméno a příjmení). V případě nedodržení tohoto ustanovení vám hrozí pokuta až 100 000 Kč.
Musí také umět prokázat úřadům právní důvod pro užívání prostor (v případě virtuálního sídla tedy půjde o výše zmíněný souhlas s umístěním sídla).
I když se nejedná o skutečné sídlo, slouží adresa uvedená v obchodním rejstříku ke komunikaci nejen se zákazníky, ale také úřady. Je proto vaší povinností vyzvednout si svou korespondenci. Poskytovatelé virtuálního sídla nabízejí často jako součást svých služeb přebírání pošty. Následně vám mohou napsat oznámení, abyste si ji přišli vyzvednout. Pokud je pro vás např. Praha daleko, můžete se s nimi domluvit na tom, aby vám poštu přeposlali. Možné je také, že vám poštu naskenují a zašlou e-mailem.
Mnozí poskytovatelé virtuálních služeb nabízí na uvedené adrese krátkodobý pronájem kanceláří za účelem přijímání klientů či pro jednání s úřady.
Někteří také nabízí služby recepčních a telefonistů, kteří přijímají hovory a předávají podnikatelům vzkazy. Jedná se o tzv. call answering. Poskytovatel vám dodá jedinečné telefonní číslo a asistenty, kteří se budou do telefonu představovat jménem vaší firmy.
Důvody, proč si zřídit virtuální sídlo
Někteří podnikatelé nepotřebují k provozování své činnosti kancelář. Týká se to např. softwarových inženýrů, překladatelů, daňový poradců apod. I když živnostníci mohou jako své sídlo uvést své bydliště, takový postup se nedoporučuje. Provozování podnikání z bytu vypovídá o neprofesionalitě, díky které můžete přijít o klienty. Navíc tím všem potenciálním zákazníkům ukazujete, kde bydlíte.
Problém může také nastat v případě, že na člena vaší domácnosti je uvalena exekuce. Exekutoři totiž zabaví i majetek firmy a než se vysvětlí, že do výkonu rozhodnutí nepatří, můžete přijít o zisk. Možný je i opačný případ, kdy se do exekuce dostane vaše společnost a exekutoři pak budou zabavovat vybavení domácnosti.
Z těchto důvodů je vhodnější mít virtuální sídlo a alespoň papírově jasně oddělit své podnikání od osobního života.
Zájem o virtuální kancelář může mít ale i společnost, která má normální provozovnu. Z adresy lze totiž vydedukovat prestiž firmy. Žádaným městem je především Praha. Praha je většinou jediné české město, které znají cizinci. Jenže nájmy v Praze jsou drahé, zejména pokud chcete sídlit v centru. V rámci prestiže zvláště při obchodování v zahraničí se proto stalo nutností mít uvedeno virtuální sídlo Praha.
Mnoho podnikatelů z menších měst se také chce vyhnout kontrole svého podnikání ze strany orgánů státní správy. Finanční úřady v Praze jsou notoricky přetížené. Nicméně, změnou legislativy vás nyní může zkontrolovat kterýkoliv finanční úřad v České republice. Daňová správa se navíc v poslední době na společnosti s virtuálním sídlem zaměřuje.
Nevýhody virtuálního sídla
Poskytovatel virtuálních sídel většinou nechává na tu stejnou adresu zapsat více podnikatelů. Není výjimkou, že na té stejné adrese působí i několik tisíc podnikatelů. Tím se ale pomalu ztrácí prestiž, kterou určitá adresa má. Např. za virtuální sídlo Praha 1 zaplatíte více, avšak potenciální klienti budou mít oprávněné podezření, že vaše působiště je někde úplně jinde.
Pokud nebude poskytovatel virtuálního sídla provádět své služby kvalitně, můžete se dostat do problémů. Zejména když vám přijdou úřední obsílky, o kterých vás poskytovatel nebude včas informovat. Většinou máte jen omezenou lhůtu na odvolání proti správnímu rozhodnutí. Takto se může stát, že ji promeškáte.
Virtuální adresa není skutečné sídlo. Může se vám vždycky stát, že poskytovatel přestane provozovat své služby. Budete si pak muset sídlo změnit, což je zbytečná administrativní zátěž a výdaje.
Jsou tady ještě další negativa. Může se vám stát, že nedosáhnete na dotace, které jsou určené podnikatelům v chudších regionech. Daně, které odvedete, budou přiděleny Praze místo vašemu kraji či městu. Praha bude dále bohatnout, zatímco místo, kde skutečně žijete, přijde zkrátka.
Verdikt pro virtuální sídlo Praha
Virtuální sídlo firmy není pro každého. Pokud však nepotřebujete mít kanceláře a provozovny, nebo chcete ukázat svým partnerům či klientům, že sídlíte na té správné adrese v centru dění (Praha), může se vám vyplatit. Ušetříte náklady za nájem nebytových prostor a výdaje za recepční, do jisté míry také uniknete nežádané pozornosti státních úřadů.
Předpokladem je výběr spolehlivého a profesionálního poskytovatele virtuálního sídla, který vám nabídne stabilní a důvěryhodné služby. Vždy se však vzdáváte určitého množství kontroly, kterou máte nad spravováním záležitostí, které se týkají vašeho sídla (např. nad svou korespondencí).
Přečtěte si také náš článek: Založení firmy v zahraničí.
